Waarom een ouderwetse brief soms beter is dan een e-mail

De komst van e-mail is in veel opzichten een zegen. Het is sneller en makkelijker dan het versturen van een brief, je kunt veel mensen tegelijkertijd bereiken (bijvoorbeeld met een nieuwsbrief) en je kunt makkelijk linkjes (bijvoorbeeld naar een product in jouw webshop) of bijlagen (zoals een factuur) meesturen. Maar er kleven ook nadelen aan een e-mail. In sommige gevallen kan het versturen van een ouderwetse brief dan ook een beter idee zijn dan het sturen van een simpel e-mailtje. We leggen je graag uit waarom.

We e-mailen er inmiddels met z’n allen flink op los. Niet zo gek, want het is een enorm handig en snel communicatiemiddel. Bijvoorbeeld als je een afspraak met iemand wil maken, snel informatie of een antwoord nodig hebt of als je iets onder de aandacht wil brengen. Maar soms is een e-mail niet genoeg en kun je er beter voor kiezen om een brief te versturen. Vooral wanneer het gaat om bijvoorbeeld het vastleggen van formele afspreken zoals contracten, het brengen van slecht nieuws (bijvoorbeeld een prijsverhoging voor je klanten) of het informeren over een ingewikkeld of gevoelig onderwerp. En wel hierom:

REDEN 1: Een e-mail is rechtsgeldig, máár…

Formele afspraken gemaakt via de e-mail zijn volgens de wet net zo rechtsgeldig als bijvoorbeeld een schriftelijke overeenkomst. Als jij via de mail dus afspraken met een klant maakt over de dienstverlening en de daarbij horende prijs, dan is dat gewoon rechtsgeldig. Hetzelfde geldt voor afspraken die je bijvoorbeeld maakt met je medewerkers over hun loon of arbeidsvoorwaarden. Máár:

• De inhoud van een e-mail heeft níet net zoveel bewijskracht als de inhoud van een ondertekend stuk papier. Er zijn immers enorm veel handige mensen die makkelijk kunnen sjoemelen met e-mailberichten. Jij kunt nooit bewijzen dat wat jij zegt dat erin stond, er ook echt daadwerkelijk in stond op het moment dat diegene de mail las en zijn akkoord gaf.
• Daarnaast kun jij ook niet bewijzen dat een wederpartij de e-mail heeft ontvangen als hij dat ontkent. Ontvangstbevestigingen kunnen namelijk worden nagemaakt, dus dat levert geen echte zekerheid op. Dat is anders bij een aangetekende brief, waarbij de handtekening bij ontvangst dat bewijs is.

Een e-mail is dus net als een papieren document rechtsgeldig, zolang er niet wordt ontkend dat hij is ontvangen of dat de inhoud echt is. Wil je zekerheid? Dan kun je dus beter een (al dan niet aangetekende) brief versturen.

REDEN 2: Een brief komt (bijna) altijd goed aan

De kans dat een e-mail niet goed ontvangen wordt, is behoorlijk reëel. Denk aan wifi-storingen, gecrashte laptops, gehackte accounts of overijverige spamfilters die jouw goedbedoelde mail zonder pardon op de spamstapel slingeren. Als het om erg belangrijke informatie gaat waarvan je zeker wilt weten dat het de andere partij goed bereikt, kun je dus beter kiezen voor een (aangetekende) brief. Dat gaat vrijwel altijd goed.

Daarbij komt dat je voor sommige documenten simpelweg niet afhankelijk zou moeten zijn van internet. Even een persoonlijk voorbeeld. Ik ben onlangs overgestapt naar een andere autoverzekeraar. Tot mijn grote verbazing ontving ik niet alleen mijn polis, maar ook de groene kaart via de e-mail. Die groene kaart moet je bij je in de auto hebben als je naar het buitenland gaat voor het geval er iets gebeurt. Erg belangrijk! Maar er zijn -vooral in het buitenland- echt nog méér dan genoeg plekken waar je géén internet of bereik hebt. En ja, hoe kom je dan bij die groene kaart? Niet dus. Daar sta je dan…

REDEN 3: Een brief trekt de aandacht

In 2017 ontving de gemiddelde Nederlander zo’n 86 e-mails per week. In de leeftijdscategorie 55 tot 64 jaar werden toentertijd wekelijks gemiddeld 112 e-mails ontvangen. Dat bleek uit het Nationale E-mail Onderzoek van Frankwatching. Maar er zijn ook genoeg mensen die per dag wel honderd(en) nieuwe mailtjes ontvangen. Het is dan makkelijk om een belangrijke e-mail over het hoofd te zien. Het zijn er immers zoveel. Daarnaast is het voor te stellen dat mensen die dagelijks overladen worden met e-mails niet altijd de tijd nemen om alles even uitgebreid te lezen. Waardoor jouw belangrijke boodschap niet volledig overkomt.

Dat ligt anders bij een brief. Helemaal als deze er verzorgd uitziet, vraagt dat de aandacht van de lezer. Daarnaast heb je in een brief vaak meer mogelijkheden wat betreft opmaak en verzorging. Daardoor komt je boodschap vaak beter tot zijn recht.

REDEN 4: Een brief is persoonlijker

Daarbij komt dat een brief vaak persoonlijker voelt. Alsof de verstuurder er meer tijd en aandacht in heeft gestopt. Een mooi opgemaakte, verzorgde en nette brief maakt meer indruk dan een ‘simpel’ mailtje. Als het om een positieve boodschap gaat, kan dit het nog eens nét wat extra bijzonder maken. Maar als het om een negatieve boodschap gaat, zoals een prijsverhoging of contractopzegging, dan komt het via een brief vaak toch net even wat beter over.

Denk maar eens aan deze kerstreclame van PostNL van afgelopen jaar. Ook al zijn digitale berichten misschien nog zo goed bedoeld, het voelt net even wat anders dan een tastbaar kaartje. Je denkt aan degene die je het kaartje hebt gestuurd. Bij jouw klanten werkt dit ook zo.

REDEN 5: Een brief is vertrouwelijk

We noemden het net ook al even: er zijn héél veel, héle handige mensen die makkelijk kunnen sjoemelen met e-mails. En die met een paar drukken op de knop zo jouw e-mails kunnen openen en lezen. Als het om privacygevoelige of vertrouwelijke informatie gaat dan is het dus niet erg verstandig om dit via een e-mail te versturen. Een brief biedt een stuk meer privacy want die worden niet zomaar opengemaakt. Vooral als hij aangetekend of gefrankeerd als vertrouwelijk wordt verzonden.

Wil jij jouw klanten via een brief informeren, maar weet je niet hoe je dit moet aanpakken? Scherp Communicatie helpt je graag. Neem contact met ons op!